Segala seminar yang ada atau terselenggara di sekitar kita bukan dibiayai oleh angin dan dedaunan yang terbang. Tidak juga berasal dari uang pajak anda yang diserahkan paksa ke pemerintah. Segala seminar yang digelar selama ini didanai, dibiayai, oleh pengelola seminar itu secara mandiri melalui manajemen tiket dan pengelolaan fund raising.
Artinya tidak ada yang namanya bujet pemerintah untuk penyelenggaraan seminar. Walau pada akhirnya suatu entitas atau kementerian dan lembaga pemerintahan ikut menyumbang dalam penyelenggaraan seminar tertentu. Tapi itu masuknya ke dalam program mereka juga, misalkan pemerintah memiliki program UMKM, maka mereka akan memberikan bantuan pada penyelenggara seminar UMKM, untuk disebutkan sebagai salah satu program yang didukung oleh pemerintah.
Penyelenggara seminar juga menyadari arti penting bujet publik yang ada untuk mendorong kampanye yang sejalan dengan ide-ide panitia seminar oleh karena itu, penyelenggara menyerahkan proposal fund raising atau pengumpulan dana kepada pihak pemerintah walau hasilnya kadang tidak seberapa. Â Taruhlah simbiosis mutualisme antara penyelenggara seminar dengan pemerintah.
Penentuan Harga Tiket Seminar
Bagian terbesar dari pendanaan seminar biasanya melalui tiket. Oleh karena itulah penjualan tiket seminar akan menentukan kualitas seminar itu sendiri. Seminar bukanlah tabligh akbar, atau acara seminari massal di mana tidak ada satu peserta pun ditiketi untuk mendengarkan materi dan khotbah dari pembicara agama yang bepekentingan. Seminar lebih elit. Pesertanya memiliki anggaran khusus untuk mengikutinya karena membutuhkan ilmu dan pengalaman lebih lanjut demi promosi kerja, atau mempromosikan dirinya.
Dari sini saja kita bisa tahu dan memprediksi besaran harga tiket yang dijual. Lalu apa saja yang mempengaruhi harga tiket seminar?
- Kualitas pembicara
karena jelas biaya menjadi kelemahan utama dalam menyelenggarakan seminar yang bagus, oleh karena itu pula halangan biaya ini menjadi tanggungan para peserta yang menginginkan kualitas dari keynote speaker yang mengisi acaranya. Jika keynote speaker atau pembicara kunci, panel utama pada acara seminar sangat berkualitas, maka peserta akan membayar berapapun untuk mendapatkan tiketnya, sehingga tiket dibatasi.
Hal ini pernah terjadi saat dilangsungkan acara seminar pada 1997 bersama Wimar Witoelar dengan Jalaluddin Rahmat, menyoal tantangan komunikasi abad 21 di era pengekangan pers pada orde baru. Panitia menjual tiket habis dalam hitungan jam, lalu diperluas tempatnya, tiket itupun habis juga. Meskipun tidak ada sertifikat dalam acara tersebut.
- Fasilitas Seminar
Sudah barang tentu fasilitas seminar akan menentukan harga tiket. Seminar yang dilakukan di bangsal sekolah [dengan cara mengosongkan bangku di kelas], dengan seminar yang dilakukan di gedung pertemuan suatu hotel elit, akan menampilkan angka nol berbeda di balik rupiah yang dibelanjakan untuk tiket. Venue seminar di hotel lebih mahal, hingga jutaan rupiah, karena terkadang peserta harus menginap di hotel tersebut dan melakukan seminar secara maraton.
Selain venue, panitia juga mempertimbangkan masalah Paket Seminar Kit, katering, akomodasi, promosi, materi selebaran, cendera mata, plakat, sertifikat, art director, hiburan musik, dan banyak lagi. Perlu diingat, bahwa seminar yang profesional, dipentaskan dengan baik dari sisi akomodasi ini, dalam artian manajemen akomodasi dan fasilitas, dapat menghasilkan selisih pendapatan lebih banyak.
Jadi panitia harus cermat memperhitungan wilayah akomdasi dan fasilitas. Agar bisa memuaskan peserta membuat peserta sendiri tidak merasa rugi telah menghadiri seminar, lebih dari itu peserta akan menagih event seminar selanjutnya.
- Jumlah Peserta
Jumlah peserta juga menentukan kualitas harga tiket. Batasi peserta jangan buat seminar anda jadi kamp konsentrasi atau stadion sepak bola. Jangan kejar keuntungan dari banyak peserta. Buatlah undangan terbuka bagi peserta yang selain mampu membayar harga tiket, juga miliki antusiasme tinggi.
- Koorporasi
Dengan kata lain borongan. Biasanya seminar bisa mengundang borongan tiket dari suatu koorporasi, mereka tidak peduli dengan fasilitas, terpenting bagi koorporasi adalah kemampuan yang dikirim oleh mereka meningkat dengan pesat. Oleh karena itulah, anda mesti memperhatikan kebutuhan koorporat melalui pengelolaan material seminar. Dalam hal ini anda bisa sisipkan sesi workshop praktis yang akan bermanfaat besar bagi para peserta koorporat.
Nilai Tiket Seminar Menentukan Keberhasilan
Dengan demikian kunci untuk membuat seminar berhasil (dan menguntungkan melalui penjualan tiket) dijalani melalui perencanaan yang cermat, dan berpikir di luar kotak untuk mempressure biaya tetap rendah sekaligus menghasilkan performa show seminar yang maksimal. Â Dengan seloroh lain, dapat dikatakan seminar papan atas diperlihatkan juga dari sajiannya, sehingga harga tiketnya sepadan, walau dari sisi manajemen bisa dikatakan surplus: ada rupa ada harga.
Walau begitu, penyelenggara seminar dilarang keras atau jangan berfokus pada keuntungan semata. Selalu perhatikan kebutuhan peserta saat panitia memilih tempat, dan seimbangkan pengeluaran dengan nilai yang sepadan. Lokasi yang terisolasi dari kebisingan, menjadi pilihan tepat untuk seminar eksekutif, dan cara itu bisa dimanaje tanpa jatuh mahal, juga tidak menjatuhkan kelas penyelenggaraan. Benar, anda bisa pilih seminar eksklusif di luar kota, di resort yang indah, tenang, namun juga murah. Hanya saja sediakan transportasi yang ekslusif juga untuk para peserta.